5 cose da sapere per organizzare un evento di successo
Chi si occupa di organizzazione eventi sa bene che tutto va pianificato nei minimi dettagli. Ma affinché l’evento abbia successo ci sono 5 priorità da prendere in considerazione. Ecco quali sono.
Organizzare un evento che prevede un’alta affluenza di pubblico necessita di una perfetta preparazione.
E pur essendoci delle peculiarità differenti in base alla tipologia dell’evento (musicale, sportivo, culinario, fieristico, commerciale…), ci sono aspetti assolutamente prioritari da tenere bene a mente.
Condizioni senza le quali è impossibile pensare di organizzare un evento di successo.
Vediamo nel dettaglio quali sono i cinque pilastri dell’Event Management.
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Organizzare il servizio-igienico sanitario
Per stimare il numero esatto di bagni mobili che ti serve puoi utilizzare il calcolatore Toi Toi.
Ricorda che senza un servizio igienico-sanitario di qualità le persone saranno costrette ad abbandonare la manifestazione.
E non hai la certezza che torneranno.
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Organizzare il servizio sicurezza
Altro punto fondamentale è quello inerente alla sicurezza.
Infatti, in special modo se all’evento è prevista la presenza di personalità note, si dovrà far in modo e in maniera che il tutto possa svolgersi senza alcun tipo di problema.
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Valuta se affiancare una security privata alla normale presenza delle forze dell’ordine e considera di piazzare lungo tutto il percorso delle uscite di sicurezza, vie di fuga ed aree adibite a presidi medici di base.
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Organizzare il servizio musica
Il più delle volte, per essere certi di una buona riuscita, si è soliti utilizzare una live band che scaldi il pubblico, un deejay o della semplice musica registrata che fuoriesce dalle casse.
In ogni caso, dovrai provvedere a pagare la SIAE, ovvero la Società Italiana degli Autori ed Editori.
Altrimenti vai incontro a una seria violazione dei termini di legge previsti per gli eventi.
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Organizzare il servizio food&beverage
La somministrazione di alimenti e di bevande, fattore che influisce anche sul numero di bagni chimici da noleggiare, è un aspetto da curare nei minimi dettagli.
Quante volte ti è capitato di partecipare ad un evento e ricordarlo come “quella volta che ho mangiato malissimo” o, peggio, “quella volta che non ho mangiato proprio”?
Se vuoi regalare qualche ora di totale spensieratezza e felicità ai tuoi spettatori, fai in modo che il food&beverage sia di qualità e ad un prezzo accettabile.
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Organizzare il servizio parking
Quando l’evento richiama un folto pubblico, risulta fondamentale prevedere un’area parcheggio ampia, ben collegata e facilmente raggiungibile a piedi o con un servizio navetta.